یکی از مواردی که تضمین‌کننده‌ی کیفیت یک محصول چاپی است، فایل آن است.
فایل آماده چاپ باید خصوصیات زیر را داشته باشد:
یک) عکس‌ها / نوشته‌ها / آرم / بارکد طراحی‌شده و . . . ناخوانا و محو نباشد.
دو) برای چاپ کتاب و کاتالوگ و بروشور و . . . ، رزولوشن (ریزبافتی) آن حداقل 300dpi باشد.
سه) برای چاپ پوستر، رزولوشن آن حداقل 150 تا 200 دی.پی.آی باشد.
چهار) فرمت فایل ترجیحا پی.دی.اف PDF باشد، و در غیر اینصورت یکی از فرمتهای استاندارد: Tiff یا Ai یا PSD یا JPG
تذکر: یکی از بدترین و نامناسب‌ترین فرمت‌ها برای ارسال فایل چاپی، نرم‌افزار کرل CorelDraw است. بنابراین باید فایل ایجاد‌شده در نرم‌افزار کرل را، با دستور Publish to PDF به فرمت PDF تبدیل کرده و سپس برای چاپ ارسال کنید. لازم به ذکر است باتوجه به نارسایی‌های این نرم‌افزار، بازهم ممکن است در مراحل چاپ، مشکلاتی برای فایل‌های کرلی به‌وجود بیاید.
پنج) فایل چاپی چند صفحه‌ای، به صورت یکپارچه pdf ارسال شود. در غیر اینصورت یک پوشه مرتب، شامل صفحات به صورت جداگانه، فایلها به‌گونه‌ای نامگذاری شوند که در نگاه اول، ترتیب صفحات مشخص و واضح باشد.
شش) فرمت فایلی که برای چاپ افست ارسال می‌شود باید CMYK باشد.
هفت) خط نازک مشکی / آرم مشکی / نوشته مشکی باید فقط و فقط از رنگ K ساخته شده باشد.
هشت) خط نازک مشکی / نوشته مشکی اگر روی زمینه رنگی قرار گیرد، باید زیر آن سفید نباشد و پُر باشد. (اصطلاحاً OverPrint)
نه) حاشیه‌های طرح در فایل چاپی، باید به اندازه‌ای باشد که پس از برش و صحافی و در صورت خطای احتمالی، فاصله‌ی مطمئن رعایت شده و آرم یا نوشته یا قسمتهای مهم طرح، نزدیک برش قرار نگیرد.
ده) قراردادن کادر ساده یا کادر تزئینی برای طرح‌های چاپی، بسیار کار پرریسکی است و پرهیز از آن بسیار تأکید می‌گردد.